La location d'imprimante multifonction en entreprise consiste à louer un équipement d'impression, généralement sur 36, 48 ou 60 mois, plutôt que de l'acheter directement. Elle s'adresse principalement aux TPE et PME qui veulent un matériel récent, un budget prévisible et un service après-vente inclus, sans avancer le prix d'achat complet. Cette solution s'est largement démocratisée en France, notamment via des organismes de financement comme GRENKE, qui structurent la majorité des contrats de leasing bureautique du marché.
En bref
- La location d'imprimante multifonction repose sur un contrat de leasing avec des mensualités fixes
- La maintenance et parfois les consommables peuvent être inclus selon le contrat
- Elle convient aux entreprises qui veulent préserver leur trésorerie ou renouveler leur matériel régulièrement
- Durées courantes : 36, 48 ou 60 mois, avec des mensualités qui varient selon le volume d'impression
Comment fonctionne la location d'imprimante multifonction en entreprise ?
Le principe est simple : au lieu de payer le prix total de l'imprimante en une fois, l'entreprise verse une mensualité fixe sur une durée déterminée. Ce fonctionnement s'appuie sur un contrat de leasing, généralement établi avec un organisme de financement comme GRENKE, qui calcule le loyer mensuel en fonction du prix du matériel, de la durée choisie et du volume d'impression estimé.
Les étapes du contrat de location
Une location d'imprimante multifonction en entreprise se déroule en plusieurs temps :
- Le choix du matériel adapté au volume d'impression de l'entreprise, par exemple parmi les modèles pensés pour les petites structures ou les modèles adaptés aux PME en croissance
- L'établissement d'un devis détaillant le loyer mensuel, la durée du contrat et les services inclus
- La signature du contrat de location auprès de l'organisme de financement
- L'installation et la mise en service par un technicien, généralement sous 24 à 72h
Comment est calculé le loyer mensuel
Le loyer mensuel d'une imprimante multifonction dépend de trois facteurs principaux : le prix catalogue du matériel, la durée du contrat (36, 48 ou 60 mois : plus la durée est longue, plus la mensualité est faible), et le volume d'impression prévu, qui détermine le coût par copie inclus dans certains contrats.
Ce qui est généralement inclus dans le contrat
Selon le contrat, la location peut inclure la maintenance préventive, le remplacement des pièces d'usure, et parfois les consommables (toner), voir par exemple ce que couvre un contrat de maintenance dédié. C'est un point à vérifier précisément avant de signer un contrat de location, car les pratiques varient fortement selon les fournisseurs. Certains contrats incluent également un forfait de copies au-delà duquel un coût par copie supplémentaire s'applique.
À qui s'adresse la location d'imprimante multifonction en entreprise ?
La location d'imprimante multifonction convient particulièrement à trois profils d'entreprise :
- Les TPE/PME qui démarrent : pas d'avance de trésorerie à faire sur un équipement coûteux, ce qui préserve la capacité d'investissement sur d'autres postes
- Les entreprises en croissance : possibilité de faire évoluer le matériel à l'échéance du contrat, par exemple vers des modèles adaptés aux PME en croissance, sans avoir à revendre un équipement amorti
- Les structures qui veulent un budget prévisible : une mensualité fixe, sans mauvaise surprise sur l'entretien ou les pannes, contrairement à un achat où les frais de réparation restent à la charge de l'entreprise
Location ou achat d'imprimante multifonction : quelle différence concrète ?
La location d'imprimante multifonction transfère le risque d'obsolescence et de panne au loueur, contre une mensualité qui inclut souvent le service et la maintenance. L'achat, à l'inverse, immobilise un capital mais évite tout engagement contractuel dans la durée, puisqu'une fois le matériel payé, il n'y a plus de mensualité à verser.
Le choix entre location et achat dépend surtout de trois éléments : la trésorerie disponible au moment de l'investissement, la fréquence de renouvellement souhaitée du matériel, et le niveau de service attendu (une entreprise qui ne veut pas gérer elle-même la maintenance a tout intérêt à privilégier la location).
Quel est l'impact comptable et fiscal de la location d'imprimante multifonction ?
Sur le plan comptable, la location d'imprimante multifonction se traite généralement comme une charge d'exploitation, déductible du résultat de l'entreprise, alors que l'achat immobilise le matériel à l'actif du bilan et se déprécie via l'amortissement. Cette différence de traitement comptable pèse dans le choix pour de nombreuses TPE/PME, notamment celles qui souhaitent limiter les actifs immobilisés à leur bilan.
Le contrat de location n'apparaît pas non plus comme une dette dans les mêmes proportions qu'un crédit d'achat classique, ce qui peut faciliter l'accès à d'autres financements en parallèle.
Exemples de mensualités selon la taille d'entreprise
Les mensualités observées sur le marché varient sensiblement selon le profil de l'entreprise et son volume d'impression :
- TPE de 1 à 9 salariés : une imprimante A4 d'entrée de gamme se loue généralement entre 13€ et 40€/mois
- PME de 10 à 50 salariés : les modèles A3 ou A4 gros volume se situent plutôt entre 50€ et 100€/mois
- Structures avec un volume d'impression élevé : certains contrats dépassent 100€/mois, notamment lorsque la maintenance complète et un forfait de copies important sont inclus
Comment bien choisir son prestataire de location d'imprimante multifonction ?
Le choix du prestataire compte autant que le choix du matériel. Trois critères méritent une attention particulière avant de signer un contrat de location d'imprimante multifonction : la clarté du devis (mensualité, durée, ce qui est inclus ou non dans la maintenance), la réactivité du service technique en cas de panne, et l'absence de clauses de reconduction tacite mal signalées. Un contrat transparent précise noir sur blanc le coût par copie éventuel, la durée d'engagement et les conditions de sortie en fin de contrat.
Demander plusieurs devis avant de s'engager permet de comparer non seulement les mensualités, mais aussi le niveau de service réellement inclus, car deux contrats au même tarif peuvent couvrir des prestations très différentes.
Foire aux questions sur la location d'imprimante multifonction
Combien coûte la location d'une imprimante multifonction en entreprise ?
Le coût dépend du modèle, du volume d'impression et de la durée du contrat. Une imprimante A4 d'entrée de gamme démarre autour de 13€/mois, contre plus de 100€/mois pour un modèle A3 gros volume. Le coût par copie, lorsqu'il est facturé en supplément, se situe généralement entre 0,003€ et 0,01€ par page selon le type d'impression (noir et blanc ou couleur).
Peut-on résilier un contrat de location en cours ?
Cela dépend des clauses du contrat signé. Certains contrats prévoient une reconduction tacite qu'il faut anticiper avant l'échéance, sous peine de voir le contrat se renouveler automatiquement pour une nouvelle période.
La maintenance est-elle toujours incluse dans la location ?
Non, ce n'est pas systématique. C'est un point à vérifier ligne par ligne dans le devis avant signature : certains contrats de location d'imprimante multifonction incluent la maintenance complète, d'autres la facturent à part.
Quelle durée de contrat choisir pour une imprimante multifonction ?
Les durées de 36, 48 et 60 mois correspondent globalement au cycle de vie technique du matériel. Un contrat plus court (36 mois) permet de renouveler plus souvent son parc, tandis qu'un contrat plus long (60 mois) réduit la mensualité mais immobilise l'entreprise plus longtemps sur un même modèle.
La location d'imprimante multifonction est-elle avantageuse pour une petite entreprise ?
Pour une TPE qui démarre, oui dans la majorité des cas : elle évite une sortie de trésorerie importante et permet d'accéder à du matériel professionnel dès le premier mois d'activité, contre une mensualité fixe et prévisible.
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