La résiliation d'un contrat de photocopieur consiste à mettre fin au contrat avant sa reconduction, en respectant la date d'échéance et le préavis prévus par le contrat, puis à restituer le matériel. Entre deux entreprises, aucune loi ne fixe ces délais à la place du contrat : tout dépend de ce que vous avez signé. La procédure est donc simple, mais elle ne pardonne pas les erreurs de date ou de forme.
En bref
- Le contrat fixe la durée, le préavis et la forme de la résiliation, la loi ne le fait pas à sa place entre professionnels
- La résiliation se notifie par écrit, le plus souvent par lettre recommandée avec accusé de réception
- Un contrat de location et un contrat de maintenance sont souvent deux contrats distincts, avec deux échéances
- Le matériel doit être restitué en bon état, après effacement des données stockées dans la machine
Qu'est-ce que la résiliation d'un contrat de photocopieur ?
La résiliation est l'acte par lequel une entreprise met fin, pour l'avenir, à un contrat en cours. Dans le cas d'un photocopieur ou d'une imprimante multifonction, elle vise généralement un contrat de location (le financement du matériel), un contrat de maintenance (l'entretien et le coût par copie), ou les deux. Elle ne remet pas en cause ce qui a déjà été exécuté : les loyers échus restent dus, seuls les loyers futurs disparaissent.
Il ne faut pas la confondre avec la non-reconduction, qui consiste à empêcher le renouvellement automatique d'un contrat arrivé à son terme. Dans les deux cas, la démarche passe par une notification écrite respectant le préavis du contrat. Pour comprendre ce mécanisme en détail, consultez notre article sur la reconduction tacite d'un contrat de photocopieur.
Peut-on résilier un contrat de photocopieur à tout moment ?
En règle générale, non. Un contrat de location de photocopieur est conclu pour une durée déterminée, très souvent entre 36 et 60 mois. Pendant cette période, l'entreprise s'est engagée à verser les loyers. Une sortie avant l'échéance n'est possible que dans quelques cas :
- Le contrat le prévoit : certaines clauses autorisent une résiliation anticipée, moyennant une indemnité qui peut représenter une part importante des loyers restants à payer
- Le prestataire manque gravement à ses obligations : le Code civil permet de mettre fin à un contrat en cas d'inexécution suffisamment grave, après une mise en demeure restée sans effet
- Les deux parties trouvent un accord : un échange contre un matériel plus récent ou une négociation commerciale peut débloquer la situation
Avant de vous engager dans une sortie anticipée, faites chiffrer précisément l'indemnité demandée. Elle est parfois plus élevée que le coût de poursuivre le contrat jusqu'à son terme.
Quelles sont les étapes pour résilier un contrat de photocopieur ?
La procédure se déroule en sept étapes, à suivre dans l'ordre.
Étape 1 : retrouver tous les documents du contrat
Rassemblez le contrat de location, le contrat de maintenance, les conditions générales, les avenants éventuels et les derniers avis d'échéance. Beaucoup de litiges viennent d'un document oublié : un avenant signé en cours de route peut avoir prolongé la durée initiale.
Étape 2 : identifier la date d'échéance et le préavis
Repérez la date de fin du contrat et le délai de préavis. Attention au point de départ de la durée : il peut correspondre à la date de signature, à la date de livraison ou à la date de mise en service. Deux mois d'écart suffisent à faire rater le préavis. Le délai de préavis varie d'un contrat à l'autre et figure dans les conditions générales, il ne faut jamais le supposer.
Étape 3 : vérifier la forme de la notification
Le contrat précise comment notifier la résiliation : lettre recommandée avec accusé de réception, adresse de destination, parfois interlocuteur particulier. Une résiliation envoyée par simple courriel ou par téléphone peut être jugée sans effet si le contrat exige une lettre recommandée.
Étape 4 : rédiger la lettre de résiliation
La lettre doit être claire et complète. Elle mentionne l'identité de l'entreprise, le numéro du contrat, la désignation et le numéro de série du matériel, la date d'échéance visée, et la demande expresse de ne pas reconduire le contrat. Elle demande aussi une confirmation écrite de réception et les modalités de reprise du matériel.
Étape 5 : envoyer en recommandé, dans les délais
Envoyez la lettre en recommandé avec accusé de réception, en prévoyant une marge de plusieurs jours avant la date limite. Ce qui compte est la date fixée par le contrat : certains prévoient que la lettre doit être reçue avant la date limite, d'autres qu'elle doit être envoyée. Conservez l'accusé de réception et le justificatif de dépôt.
Étape 6 : résilier aussi le contrat de maintenance si nécessaire
Si vous avez un contrat de maintenance distinct du contrat de location, il a sa propre échéance et son propre préavis. Résilier l'un n'entraîne pas automatiquement la fin de l'autre. Faites-le vérifier document par document.
Étape 7 : organiser la restitution du matériel
Convenez par écrit de la date d'enlèvement, du lieu et de la personne qui réceptionnera la machine. Faites établir un bon d'enlèvement daté et signé. C'est votre preuve que le matériel a été restitué, et à quelle date.
Que doit contenir une lettre de résiliation ?
Voici un modèle simple, à adapter aux termes exacts de votre contrat :
Objet : résiliation du contrat n° [numéro] à son échéance. Madame, Monsieur, nous vous notifions par la présente notre décision de ne pas reconduire le contrat n° [numéro], portant sur le matériel [marque, modèle, numéro de série], qui arrive à échéance le [date]. Nous vous demandons de bien vouloir nous confirmer la réception de ce courrier et de nous indiquer les modalités de reprise du matériel. Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Ce modèle est indicatif. Si votre contrat impose une formule particulière ou un interlocuteur précis, respectez-les à la lettre.
Pourquoi distinguer contrat de location et contrat de maintenance ?
Dans beaucoup de dossiers, le photocopieur est financé par un organisme de location, tandis que l'entretien et le coût par copie sont facturés par le fournisseur. Ce sont alors deux contrats, avec chacun sa durée, son préavis et parfois sa clause de reconduction. Une entreprise qui pense avoir tout résilié peut découvrir, des mois plus tard, qu'un des deux contrats continue de courir et de générer des factures.
Pour éviter ce piège, dressez un tableau simple : nom du contrat, interlocuteur, date de début, date de fin, préavis, forme de la notification. Notre article sur les pièges des contrats de location de photocopieur détaille les situations les plus fréquentes.
Comment préparer la restitution du photocopieur ?
La restitution est une étape à part entière, souvent négligée. Trois points méritent votre attention :
- Les données : les copieurs modernes peuvent conserver des documents numérisés, des carnets d'adresses ou des identifiants sur un disque interne. Demandez leur effacement, ou effectuez-le vous-même, et faites-le confirmer par écrit
- L'état du matériel : prenez des photos datées de la machine au moment de l'enlèvement. Le contrat peut prévoir des frais de remise en état en cas de dégradation au-delà de l'usure normale
- Les compteurs : relevez les compteurs noir et blanc et couleur le jour de l'enlèvement, pour vérifier la dernière facture de coût par copie
Que faire si le délai de préavis est dépassé ?
Si la date limite est passée, le contrat est en principe reconduit dans les conditions prévues. Trois pistes restent ouvertes. La première est de relire la clause de reconduction : la durée de renouvellement est parfois courte, ce qui limite l'engagement supplémentaire. La deuxième est de négocier : un prestataire peut accepter de remplacer la machine par un modèle plus récent, ou de raccourcir la période. La troisième est de vérifier que le prestataire a respecté ses propres obligations contractuelles. En cas de doute sérieux, un conseil juridique permet de mesurer vos marges de manœuvre.
Foire aux questions sur la résiliation d'un contrat de photocopieur
La loi Chatel s'applique-t-elle à un contrat de photocopieur professionnel ?
En règle générale, non. La loi Chatel, qui oblige certains prestataires à rappeler la date limite de résiliation, protège les consommateurs et les non-professionnels. Entre deux entreprises, votre prestataire n'a en principe aucune obligation de vous prévenir avant l'échéance. C'est à vous de surveiller la date.
Combien de temps à l'avance faut-il résilier ?
Le délai est fixé par votre contrat, pas par la loi. Il figure dans les conditions générales, à la clause de durée ou de reconduction. Relisez-le dès que le contrat est signé et notez la date limite dans votre agenda, en ajoutant une marge de sécurité.
Peut-on résilier par courriel ?
Seulement si le contrat l'autorise expressément. Dans le doute, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception. Vous pouvez doubler l'envoi par un courriel pour information, mais ne comptez pas sur lui pour prouver la notification.
Qui paie l'enlèvement du photocopieur à la fin du contrat ?
Cela dépend du contrat. Certains incluent l'enlèvement, d'autres le facturent ou demandent au client de renvoyer le matériel à ses frais. Vérifiez ce point avant de signer, il figure aussi parmi les éléments à contrôler dans un devis de location d'imprimante multifonction.
Que devient le coût par copie après la résiliation ?
Le coût par copie n'est dû que pour les pages imprimées jusqu'à la date effective de fin de contrat. La dernière facture doit reposer sur les compteurs relevés à l'enlèvement. Pour mieux comprendre ce poste, lisez notre guide sur le coût par copie d'une imprimante multifonction.
Cet article est informatif et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre contrat. Vous préparez un changement de matériel ? Découvrez les modèles adaptés aux petites structures ou les modèles pensés pour les PME en croissance.
