Combien coûte la location d'une imprimante multifonction en entreprise ? Sur le catalogue MonMultifonction, le loyer de financement va d'environ 13 € HT par mois pour un modèle d'entrée de gamme sur 60 mois à près de 211 € HT par mois pour un modèle gros volume sur 36 mois. Ce loyer finance le matériel. La maintenance et le coût par copie sont des lignes distinctes, à ajouter pour obtenir le budget mensuel réel.
En bref
- Le loyer dépend du prix du matériel et de la durée du contrat : 36, 48 ou 60 mois
- Plus la durée est longue, plus le loyer baisse, mais plus le total payé augmente
- Le loyer finance le matériel : maintenance et coût par copie se budgètent à part
- Les prix affichés sont hors taxes, la TVA de 20 % s'ajoute au moment de la commande
Quels sont les loyers pratiqués sur le catalogue ?
Voici quatre modèles du catalogue, à titre d'exemple. Les montants sont des loyers mensuels de financement, hors taxes, relevés en septembre 2026 :
- Epson WF-C5390DWF (achat 633 € HT) : 20,13 € par mois sur 36 mois, 16,33 € sur 48 mois, 13,17 € sur 60 mois
- HP Color LaserJet E47528 (achat 741 € HT) : 23,56 € sur 36 mois, 19,12 € sur 48 mois, 15,41 € sur 60 mois
- Canon imageFORCE C331 (achat 2 058,91 € HT) : 65,47 € sur 36 mois, 53,12 € sur 48 mois, 42,83 € sur 60 mois
- Canon imageFORCE C5140 (achat 6 665,75 € HT) : 211,30 € sur 36 mois, 171,31 € sur 48 mois, 137,98 € sur 60 mois
À titre de comparaison, les grilles publiques de plusieurs loueurs se situent généralement entre 30 et un peu plus de 200 € HT par mois pour le loyer seul, selon le format et la vitesse d'impression. Ces repères varient selon les fournisseurs et les conditions incluses.
Que comprend le loyer d'une imprimante multifonction ?
Le loyer d'une location financière rembourse le matériel, étalé sur la durée du contrat, avec le coût du financement. Il ne comprend pas, par défaut, les consommables ni les interventions. Selon les fournisseurs et les formules, plusieurs lignes peuvent venir s'y ajouter :
- La maintenance : entretien et dépannage, par exemple via un contrat de maintenance
- Le coût par copie : le prix de chaque page imprimée, noir et blanc et couleur, comme l'explique notre guide sur le coût par copie d'une imprimante multifonction
- Les frais annexes éventuels : livraison, installation, à vérifier ligne par ligne dans le devis
Comment la durée du contrat fait-elle varier le prix ?
Une même machine peut être louée sur 36, 48 ou 60 mois. Plus l'engagement est long, plus la mensualité est faible. Prenons l'Epson WF-C5390DWF, affichée à 633 € HT à l'achat :
- Sur 36 mois : 20,13 € par mois, soit 724,68 € au total, environ 92 € de plus que le prix d'achat
- Sur 48 mois : 16,33 € par mois, soit 783,84 € au total, environ 151 € de plus
- Sur 60 mois : 13,17 € par mois, soit 790,20 € au total, environ 157 € de plus
L'écart entre le total des loyers et le prix d'achat représente le coût du financement : de l'ordre de 14 % à 25 % du prix du matériel selon la durée, sur les modèles du catalogue. En contrepartie, la location évite de décaisser le prix d'achat dès le premier jour et préserve la trésorerie. C'est un arbitrage à faire en connaissance de cause, que détaille notre article sur le choix entre achat ou location d'imprimante professionnelle.
Quand l'achat devient-il plus intéressant que la location ?
Dès que l'entreprise dispose de la trésorerie et n'a pas besoin de renouveler son matériel avant plusieurs années, l'achat évite le coût du financement, soit environ 157 € sur 60 mois pour l'Epson de l'exemple. À l'inverse, si cette trésorerie est mobilisée ailleurs, ou si le matériel sera remplacé au terme du contrat, la location reste cohérente. La vraie question n'est donc pas de savoir quelle solution est la moins chère dans l'absolu, mais laquelle correspond à votre situation financière. Dans tous les cas, comparez les offres sur le total payé à la fin du contrat, pas sur la seule mensualité. Ce total doit intégrer le loyer, la maintenance et le coût des copies estimé sur votre volume réel, faute de quoi la comparaison reste incomplète et peut conduire à retenir l'offre la moins adaptée.
Quels autres facteurs font varier le prix de la location ?
Au-delà de la durée, cinq éléments pèsent sur le budget :
- Le format : un copieur A3 coûte plus cher qu'un modèle A4, comme le montre notre gamme de copieurs A3
- La couleur : un modèle couleur est plus cher à l'achat et coûte plus cher à l'usage
- La vitesse et le volume : plus une machine imprime vite, plus son prix est élevé
- Les options : finition, bacs supplémentaires, connectivité
- Le volume réel d'impression : il détermine la facture de copies, souvent aussi lourde que le loyer
Exemple de budget mensuel complet
Pour passer du loyer au budget réel, voici deux exemples illustratifs. Les coûts par copie sont des hypothèses, pas des tarifs du catalogue, et la maintenance éventuelle vient en plus :
- Petite structure : Epson WF-C5390DWF sur 60 mois, soit 13,17 € HT de loyer. Avec 1 500 pages noir et blanc à 0,008 € (12 €) et 200 pages couleur à 0,07 € (14 €), le budget atteint 39,17 € HT par mois, hors maintenance
- PME : Canon imageFORCE C5140 sur 60 mois, soit 137,98 € HT de loyer. Avec 6 000 pages noir et blanc à 0,007 € (42 €) et 1 000 pages couleur à 0,06 € (60 €), le budget atteint 239,98 € HT par mois, hors maintenance
Dans les deux cas, la facture de copies représente une part significative du budget. Un devis sérieux détaille séparément loyer, copies et maintenance, ce que rappelle notre article sur les points à contrôler dans un devis de location d'imprimante multifonction.
Comment obtenir un prix fiable pour son entreprise ?
Trois informations suffisent à obtenir un chiffrage précis : le volume mensuel de pages, la part de couleur et le nombre d'utilisateurs. Avec elles, vous pouvez cibler la bonne catégorie de matériel, puis demander un devis détaillé qui sépare clairement loyer, copies et maintenance. Pour comprendre le fonctionnement complet du contrat, lisez notre guide sur la location d'imprimante multifonction en entreprise.
Foire aux questions sur le prix de la location
Les prix affichés sont-ils hors taxes ?
Oui. Les prix du catalogue MonMultifonction sont affichés hors taxes, et la TVA de 20 % est ajoutée et détaillée lors de la commande.
Vaut-il mieux louer sur 36 ou sur 60 mois ?
Cela dépend de votre priorité. Sur 60 mois, le loyer mensuel est le plus bas, mais le total payé est le plus élevé et l'engagement le plus long. Sur 36 mois, le loyer est plus élevé mais le coût total du financement est moindre et vous renouvelez plus tôt votre matériel.
Le toner est-il compris dans le loyer ?
Pas dans le loyer de financement seul. Le toner est généralement pris en charge dans un contrat de maintenance à la page, ce qui doit être précisé dans le devis.
Le loyer change-t-il pendant la durée du contrat ?
Le loyer de financement est en principe fixe sur toute la durée convenue, ce que le contrat doit préciser. En revanche, le coût par copie et la maintenance peuvent être révisés selon les clauses prévues : demandez-le par écrit avant de signer, car ces lignes pèsent autant que le loyer sur le budget total.
Peut-on acheter la machine au lieu de la louer ?
Oui, chaque modèle du catalogue propose une variante achat en plus des variantes de location. Le choix dépend de votre trésorerie et de votre volonté de renouveler votre parc.
Vous voulez chiffrer votre projet de location d'imprimante multifonction en entreprise ? Découvrez les modèles adaptés aux petites structures ou les modèles pensés pour les PME en croissance.
