Le coût par copie d'une imprimante multifonction est le prix de chaque page imprimée, hors loyer : en contrat de maintenance à la page, il se situe généralement entre 0,005 et 0,015 € HT en noir et blanc et entre 0,04 et 0,10 € HT en couleur. Ce petit chiffre pèse lourd : multiplié par le volume mensuel, il représente souvent une part aussi importante que le loyer du matériel. Le comprendre est indispensable pour comparer deux offres.
En bref
- Le coût par copie est distinct du loyer et se facture selon deux compteurs, noir et blanc et couleur
- En couleur, il est plusieurs fois plus élevé qu'en noir et blanc
- Un loyer plus élevé peut cacher un coût par copie plus bas, donc un coût total inférieur
- Minimum de facturation, indexation et comptage des formats sont les trois points à vérifier
Qu'est-ce que le coût par copie ?
Le coût par copie, aussi appelé coût à la page, est le montant facturé pour chaque page qui sort de la machine. Dans un contrat de maintenance à la page, ce tarif couvre généralement le toner, les pièces d'usure et les interventions du technicien. Il s'ajoute au loyer de la machine, qui finance le matériel lui-même.
Deux compteurs tournent dans l'appareil : l'un pour les pages en noir et blanc, l'autre pour les pages en couleur. Le fournisseur relève ces compteurs, automatiquement ou sur déclaration, et facture chaque période selon les tarifs du contrat. Pour connaître ce que couvre exactement ce forfait, vérifiez le contenu du contrat de maintenance.
Comment le coût par copie est-il calculé ?
Dans un contrat de maintenance à la page
Le fournisseur fixe un tarif unitaire par page, noir et blanc d'un côté, couleur de l'autre. Ce tarif est le résultat d'un calcul interne : coût du toner, usure des pièces, temps de technicien, marge. Il n'existe pas de tarif public unique : deux entreprises équipées de la même machine ne paient pas nécessairement la même page, car le volume et la négociation jouent.
Quand on achète et qu'on gère soi-même les consommables
Le coût par page se calcule alors en divisant le prix d'un consommable par son rendement, exprimé en nombre de pages. Prenons un exemple illustratif : une cartouche de toner noir à 120 € pour un rendement annoncé de 10 000 pages donne un coût de 0,012 € par page. Ce chiffre ne comprend ni le tambour, ni les autres pièces d'usure, ni la main-d'œuvre de dépannage : le coût réel est donc supérieur.
Quels ordres de grandeur en 2026 ?
Les tarifs observés sur le marché français pour les contrats de maintenance à la page se situent généralement entre 0,005 et 0,015 € HT pour une page noir et blanc, et entre 0,04 et 0,10 € HT pour une page couleur. Une page couleur coûte donc plusieurs fois plus cher qu'une page en noir et blanc, souvent de cinq à dix fois. Ces fourchettes varient selon le modèle, le volume mensuel et les services inclus : elles servent de repère, pas de tarif garanti.
Une conséquence pratique : la part de couleur dans votre volume pèse énormément dans la facture. Une entreprise qui imprime beaucoup en couleur doit examiner ce tarif avec une attention particulière.
Pourquoi comparer le coût total plutôt que le loyer ?
Un loyer bas ne signifie pas un contrat économique. Prenons deux offres pour un volume mensuel de 4 000 pages noir et blanc et 500 pages couleur (exemple illustratif) :
- Offre A : loyer de 85 €, coût noir et blanc de 0,010 €, coût couleur de 0,09 €. Facture de copies : 40 € plus 45 €, soit 85 €. Total mensuel : 170 €
- Offre B : loyer de 105 €, coût noir et blanc de 0,006 €, coût couleur de 0,05 €. Facture de copies : 24 € plus 25 €, soit 49 €. Total mensuel : 154 €
Malgré un loyer supérieur de 20 €, l'offre B revient 16 € moins cher par mois, soit 192 € par an. Sur un contrat de 60 mois, l'écart dépasse 950 €. C'est pourquoi tout devis doit être ramené à un coût total mensuel pour un volume réaliste. Notre article sur les points à contrôler dans un devis de location d'imprimante multifonction détaille cette méthode.
Quels pièges se cachent derrière le coût par copie ?
Au-delà du tarif affiché, quatre mécanismes peuvent modifier la facture :
- Le minimum de facturation : un volume de pages est facturé même si vous imprimez moins
- L'indexation annuelle : le tarif à la page évolue chaque année selon une règle prévue au contrat
- Le comptage des formats : certains contrats comptent une page A3 comme deux copies
- Le dépassement de forfait : au-delà du volume inclus, le tarif par page peut être plus élevé
Ces clauses figurent parmi celles détaillées dans notre article sur les pièges des contrats de location de photocopieur. Demandez-les par écrit avant de signer.
Comment réduire son coût par copie ?
Plusieurs leviers permettent de maîtriser la facture sans changer de machine :
- Paramétrer l'impression en noir et blanc par défaut et réserver la couleur aux documents qui le justifient
- Activer le recto verso automatique, qui peut réduire de moitié la consommation de papier
- Mettre en place des codes utilisateur pour suivre l'usage par service ou par personne
- Choisir un matériel adapté à son volume, plutôt qu'une machine surdimensionnée dont le coût par copie serait moins avantageux pour son usage
Le choix du modèle compte aussi : parmi les modèles adaptés aux petites structures comme parmi les modèles pensés pour les PME en croissance, les coûts à la page ne sont pas identiques d'une machine à l'autre.
Foire aux questions sur le coût par copie
Le coût par copie inclut-il le papier ?
En principe non. Le papier reste généralement à la charge de l'entreprise, sauf mention contraire dans le contrat. Le tarif à la page couvre surtout le toner, les pièces d'usure et l'intervention technique.
Le coût par copie est-il négociable ?
Oui, en particulier si votre volume est important ou si vous mettez plusieurs offres en concurrence. C'est l'un des points qui pèse le plus sur le coût total.
Faut-il privilégier un loyer bas ou un coût par copie bas ?
Aucun des deux isolément. C'est la somme du loyer et du coût des copies, calculée sur votre volume réel, qui doit guider le choix. Un volume élevé fait peser davantage le coût par copie, un volume faible fait peser davantage le loyer.
Le coût par copie est-il le même d'une marque à l'autre ?
Non. Il dépend du modèle, du rendement des consommables et de la politique tarifaire du fournisseur. À contrat équivalent, l'écart entre deux marques reste souvent modeste : ce sont surtout le volume, la part de couleur et la négociation qui font la différence. Comparez toujours des offres établies pour le même volume mensuel.
Comment vérifier une facture de coût par copie ?
Comparez les compteurs relevés sur la machine à ceux figurant sur la facture, puis multipliez chaque volume par le tarif du contrat. Toute différence doit être expliquée. Conservez aussi les relevés de compteurs en fin de contrat, comme l'explique notre guide sur la résiliation d'un contrat de photocopieur.
Vous comparez plusieurs offres ? Découvrez nos copieurs A3 ou nos copieurs A4 pour estimer votre budget mensuel complet.
